Особенности офисов закрытого типа

Офисы закрытого типа, получившие также название «кабинетная система», – это стандартный и привычный тип организации офисного пространства, распространенный на территории России. Он предусматривает наличие коридоров и закрытых кабинетов разных размеров и типов, каждый из которых отвечает определенным требованиям.

Наиболее часто кабинетная система предусматривает наличие следующих помещений:

• кабинеты руководителей с приемными и без;
• кабинеты сотрудников по отделам;
• переговорные, конференц-залы;
• обеденная комната.

Как и любое помещение, офис кабинетного типа имеет свои преимущества и недостатки и потому будет хорош для одних компаний и неприемлем для других. При выборе типа организации офисного пространства необходимо учитывать структурное деление фирмы, количество сотрудников, характер и особенности их работы и ряд других нюансов.

Преимущества и недостатки такой системы очень условны и зависят от потребностей конкретной компании, но в целом можно выделить следующие общие положительные моменты:

• разделение рабочих мест по отделам – работа в кабинетах небольшой вместимости обеспечивает низкий уровень шума и помех, возможность сотрудников легко сосредоточиться на рабочем процессе;
• высокий уровень комфорта посетителей и сотрудниковпредприятия;
• удобство обеспечения конфиденциальности информации при переговорах.

Недостатками таких офисов являются:

• сложность взаимодействия сотрудников;
• более высокая стоимость ремонтно-строительных работ (ввиду наличия большого количества стен и дверей);
• слабый контроль над персоналом со стороны руководителей.

Учитывая все приведенные нюансы, офисы закрытого типа подходят крупным компаниям с четкой структурой, поскольку есть возможность организовать рабочие места по отделам и системным подразделениям в кабинетах разных размеров. В таком случае взаимодействие сотрудников в пределах одного отдела будет четко организовано, и если отсутствует необходимость постоянного контакта разных департаментов между собой, то такое разделение будет несомненным плюсом. Если же есть потребность в организации встреч больших групп сотрудников, на этапе проектирования офиса закрытого типа следует предусмотреть переговорные и конференц-залы в достаточном количестве.

Многие руководители стремятся наладить постоянный контроль над деятельностью и поведением на рабочем месте своих подчиненных, что очень просто сделать в офисах открытого типа. В кабинетной системе этот вопрос решить сложнее, в основном здесь используются другие способы контроля работы – по плану ее выполнения, по ключевым показателям. Крупные корпорации также используют системы видеонаблюдения и дистанционного контроля за компьютерами сотрудников, за их перепиской и активностью в интернете. Хотя, разумеется, не каждый сотрудник согласится работать под таким тщательным контролем.

Что касается организации непосредственно самих рабочих мест, их меблировки и оснащения, в офисах закрытого типа очень важно учитывать специфику деятельности сотрудников. Например, для работы с чертежами важно предусмотреть большие открытые столы, для зон посетителей важно предусмотреть климат-контроль, журнальные столики, плазменные панели с ненавязчивым видеорядом.

Офисы закрытого типа особенно хороши для предприятий, обслуживающих частных лиц: банков, риэлтерских агентств, нотариальных контор и многих аналогичных видов бизнеса. При этом кабинет сотрудника часто одновременно является его переговорной. Прием посетителей в таких отдельных помещениях создает особую обстановку. Она позволяет клиенту расслабиться и откровенно говорить о своем заказе, не опасаясь лишних ушей, а сотруднику – сосредоточиться на клиенте.